La formación en IA que exige el Reglamento (artículo 4): la sesión de una hora y el acta, para hacerla tú

De todo lo que dice el Reglamento europeo de inteligencia artificial, el artículo 4 es el que se aplica antes (desde el 2 de febrero de 2025), el que toca a más empresas (a todas las que usan IA) y el que más cursos ha generado. Vale una sesión de una hora con acta. Esta guía la contiene entera: qué dice la norma, qué tiene que quedar por escrito, el guion minuto a minuto y el acta para copiar. Puedes hacerla tú el lunes.

Qué dice el artículo 4 y qué no dice

El texto obliga a "los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA" a adoptar medidas para garantizar, "en la mayor medida posible", un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA. Se refiere a su personal y a las personas que usan IA en su nombre. Y matiza cómo medir ese "suficiente": según sus conocimientos técnicos, experiencia, educación y formación, y según el contexto en que se vaya a usar la IA y las personas sobre las que se use.

Cuatro cosas que no dice, y que conviene tener claras cuando alguien te llame para vender un curso:

• No fija un número de horas ni un temario.
• No exige un certificado, un examen ni un formador acreditado; no existe la "formación homologada del artículo 4".
• No distingue por tamaño de empresa: obliga igual a una gestoría de tres personas que a una fábrica, pero "en la mayor medida posible" y de forma proporcional.
• No lleva multa propia en el artículo 99, que es el que lista las sanciones. Lo que sí hay, desde agosto de 2026, es una autoridad (la AESIA) que puede pedir que demuestres las medidas.

Lo que hemos entendido tras leerlo con calma: es una obligación de medios. Tienes que poder enseñar que hiciste algo razonable para que la gente que usa IA en tu empresa sepa lo que hace. La forma más sencilla de enseñarlo es un papel con fecha, nombres y lo que se contó.

Lo que tiene que quedar por escrito

Tres documentos, ninguno largo:

1. Lista de asistentes con nombre, puesto, fecha y firma. Quien no pudo venir, en una sesión de repesca o con la grabación, y firma después.
2. Acta de una página: quién la impartió, cuánto duró, qué se trató (los cinco bloques del guion), qué materiales se entregaron y cuándo se repite.
3. Hoja de normas de una cara, la que cada persona se lleva y firma: qué herramientas se usan aquí, qué no se mete nunca, cómo se revisa y a quién se avisa. Es la política de uso de IA de una página, y la sesión es el momento de firmarla.

Guárdalos donde guardes la formación de protección de datos. Si un día alguien pregunta, ese es el expediente.

El guion de la sesión, minuto a minuto

Está pensado para una empresa que usa ChatGPT, Copilot o Gemini en la oficina y puede tener un chat automático en la web. Con un proyector o sin él. Quien la da no necesita saber de IA; necesita saber qué se usa en la empresa y haber leído esta página.

1. Minutos 0 a 10. Qué es y qué no es. Un modelo de lenguaje predice la palabra siguiente a partir de lo que ha leído; por eso escribe bien y por eso se inventa cosas con la misma seguridad con que acierta. No sabe lo que pasó ayer salvo que busque en Internet, y no "entiende" tu negocio: solo lo que le has escrito. Ejemplo para enseñar en directo: pedirle una ley con número de artículo y comprobar en el BOE si existe.
2. Minutos 10 a 25. Qué usamos aquí. El inventario en voz alta: ChatGPT, Copilot, Gemini, el traductor, el chat de la web, el lector de facturas, el corrector del correo. Para cada uno, quién lo usa, con qué cuenta (personal o de empresa) y para qué. Ese inventario es la tabla del registro de sistemas de IA de la política de uso; se rellena en esta sesión.
3. Minutos 25 a 40. Qué no se mete nunca. Datos de clientes y empleados (nombres con teléfonos, DNI, nóminas), datos de salud, contraseñas y accesos, contratos y presupuestos con nombre, cualquier cosa que no dirías en un correo a un desconocido. La diferencia entre una cuenta personal gratuita y una cuenta de empresa con contrato de tratamiento, y por qué en la primera no entra ningún dato de nadie. Ejemplo: cómo anonimizar un correo de un cliente antes de pedir ayuda para responderlo.
4. Minutos 40 a 50. Cómo se revisa lo que sale. La regla de "lo firmas tú": lo que sale de la herramienta es un borrador y quien lo envía responde de él. Comprobar cifras, fechas, nombres y normas siempre; no publicar ni enviar sin leerlo entero; no usar la herramienta para decidir sobre personas (contratar, despedir, evaluar), que es donde el Reglamento pone el alto riesgo. Ejemplo: un presupuesto redactado por IA con un precio que no es el de la tarifa.
5. Minutos 50 a 60. A quién se avisa y qué se firma. Qué hacer si se ha metido un dato que no tocaba (avisar al responsable ese día, no borrarlo y callar), quién responde de las herramientas y cómo se pide una nueva. Se lee la hoja de normas, se firma, y se firma la lista de asistentes.

Si en la empresa hay un chat automático en la web o en WhatsApp, añade cinco minutos al bloque 2: qué contesta, qué tiene prohibido, dónde se ven las conversaciones y qué hacer con las que el asistente no supo responder. Y el aviso obligatorio de que es una máquina, que está explicado en cómo avisar de que tu chat es una IA.

Un acta para copiar

ACTA DE FORMACIÓN EN INTELIGENCIA ARTIFICIAL
(artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689)

Empresa: [Nombre y NIF]
Fecha y lugar: [día de mes de año], [oficina / videollamada]
Duración: 1 hora ([hora de inicio] a [hora de fin])
Impartida por: [Nombre y puesto], [de la empresa / externo]

Contenido:
1. Qué es un sistema de IA generativa, qué hace bien y por qué se equivoca.
2. Inventario de las herramientas de IA que usa la empresa, quién las usa y con qué cuenta.
3. Datos e información que no se introducen en ninguna herramienta; diferencia entre cuentas personales y cuentas de empresa con contrato de tratamiento.
4. Revisión de los resultados antes de usarlos, enviarlos o publicarlos; usos que no se hacen (decisiones sobre personas).
5. Procedimiento ante un incidente y persona responsable; lectura y firma de la política de uso de IA.

Materiales entregados: política de uso de IA de la empresa (una página); registro de sistemas de IA.
Asistentes: según lista adjunta ([n] personas). Pendientes de sesión de repesca: [nombres o "ninguno"].
Próxima revisión: [fecha, a un año] o antes si se incorpora una herramienta nueva o entra personal nuevo.

Firma del responsable: ______________________

La lista de asistentes va aparte: una tabla con nombre, puesto, fecha y firma. Nada más.

Qué sorprende al darla

La parte que más sorprende no es la legal. Es el bloque 3. En muchas oficinas alguien ha pegado alguna vez un correo entero de un cliente, con su nombre y su teléfono, en una cuenta personal de ChatGPT para "que me lo redacte mejor". Nadie lo hace con mala intención; casi nadie sabe que esa cuenta no tiene contrato de tratamiento ni que la conversación se guarda. La sesión de una hora vale sobre todo por ese momento, y por eso el ejemplo del bloque 3 conviene hacerlo en directo, con un correo real anonimizado.

Lo que hacemos de pago, y lo que no hace esta guía

El guion y el acta se pueden copiar tal cual y darlos tú. Lo que hacemos en el taller "IA en tu empresa" por 450 € es dar esta sesión con tu equipo, con tus herramientas de verdad delante y con los ejemplos de tu sector, y dejar el acta y la lista firmadas. El resto de la mañana se dedica a lo que no cabe en una guía: una lista de cinco cosas que la IA puede hacer en tu negocio con precio y plazo, cinco que no, y tu política de uso redactada para tu caso. Los 450 € se descuentan del primer producto que contrates. Si lo único que te falta es el acta, hazla tú con esto; te sobra.